*

メールアーカイブでメールボックスの容量削減

電子メールは、今では個人の連絡から会社での業務連絡まで、多く使われています。
このメールサービスは、インターネット上にあるメールサーバーによって運営されているのはご存知でしょう。個人の場合は、携帯電話会社やフリーメールを使っている場合が多いでしょうが、会社での使うとなると信頼性が求められるので自社または委託業者で運営されているのではないでしょうか。
この場合には、メールサービスの運営に多くの費用を必要とします。例えば、インターネット契約料、サーバー維持費、電気代、そして維持するエンジニアの雇用費などでしょう。ここで、経費削減となると一番にサーバーが保存するデーターを減らし、サーバーの数を減らそうとするケースが多く見られます。具体的には、必要のないと思われる過去の取引メールや問い合わせのメールを削除することです。こうすることで、メールボックスの容量が空き、それだけ小規模なサーバーで運営することが可能になります。
しかし、これには重大な問題点があるのです。それは、あとから顧客とのトラブルによる訴訟問題や、犯罪捜査の証拠が消えてしまう可能性があるのです。とはいえ、前述したようにメールサーバーの維持にはどうしてもコストがかかります。そこで、メールアーカイブを利用することが推奨されています。メールアーカイブは、コストを抑えデーターを保持する事ができるシステムです。

メールアーカイブという言葉は初めて聞く方も多いかもしれません。アーカイブとは、保管という意味を持ちます。つまり、必要の内容に思われる過去のメールも、メールボックスではなく別の場所にアーカイブしておくことで、メールボックスの容量を減らす事ができるのです。これと似たシステムがバックアップです。もし、メールサーバーが不具合が不具合を起こし、メールのデーターが消えてしまうことに備えるためのものです。この、バックアップとメールアーカイブは、メールデーターを別の場所に移しておくことは共通していますが、大きな違いがあります。
バックアップとは、サーバーの障害によりデーターが消えてしまった場合にすぐに復帰できるよう、サーバーと同じデーターを常にコピーしています。また、間違ってデーターを削除してしまた場合に備えるために一定期間は削除後も、データーを残しておくのが一般的でしょう。とはいえ、この一定期間が5年以上になるとどうでしょう。バックアップサーバーがメールサーバーよりも大きくなってしまい、余計にコストがかかることになります。そこで、例えば1年以上過ぎたデーターはアーカイブというかたちで、低速なサーバーに移動させ必要なときだけ利用できるようにするという手段がとられるようになったのです。大事なメールデーターを保護するためにメールアーカイブは有効な手段となるでしょう。

メールアーカイブ・監査ソリューションを導入するならWISE Audit

公開日: