メールアーカイブの削除防止機能について

メールを使ってビジネスを展開している企業が多くなりました。もちろん、顧客との直接的な会話も重要なのですがやり取りを明確な記録として残す手段の一つとしてメールを使っている例が多いのです。つまり、メールそのものが記録であり証拠となるのです。その重要性の高まりから誤ってメールを削除してしまうことが重大な問題を発生させることになります。メールアーカイブソフトはこの削除防止を備えたソフトです。本来、メールアーカイブとは送受信されたメールをすべて保存することです。その保管場所は一般ユーザーからアクセスできないところにあります。削除部王氏は基本機能として提供されているのです。もちろん、メールアーカイブでも無限にメールを保存するわけではありませんから、保存期間を設定することになります。その期間内であれば確実に保管されていると考えていいでしょう。メールアーカイブが必要と考えられるのは、他社とのやり取りが明確に残ることにあります。通常のメールソフトであれば、各人が削除防止に気を付けておくことしかできません。間違って削除ボタンを押せば、それで重要な書類が消えてしまうのです。ビジネスの重要なツールであるメールの足元がぐらつくことになります。

もちろん、メールアーカイブは削除防止機能だけがあるわけではありません。代表的な機能を紹介しましょう。まず、保管されたメールを分類し、キーワードを設定して検索を容易にすることです。過去のメールを見たくなる状況とは何らかのデータを探す時でしょう。メールアーカイブは送受信されたメールを保管する際にキーワードを設定して、データベース化します。検索はそのデータベースを利用しますから、短時間に膨大なメールから必要なメールを見つけ出すことができるのです。メールアーカイブが注目されるようになった背景には、人が自分のメールを探すことは容易ではないということもありますが、誤って消してしまうケースが少なくないからです。その上、消したことさえ確かではありません。あるかどうかわからないメールをディスクの中から探すことになります。メールアーカイブが導入されていれば、削除防止は100%確実です。それでも目的のデータがなければ、元々なかった情報であると断言できるでしょう。ビジネスでありがちなことですが、そのために費やす労力は半端ではありません。この作業から解放されるだけで業務効率化に大きく貢献するのです。ぜひアーカイブソフトを導入を検討してください。

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