メールアーカイブの保存義務と法律準拠したシステムについて

メールはこれまで各企業で自由に保存、もしくは削除が可能でした。企業によっては保存して業務のために利用するためにメールアーカイブシステムを組んでいるケースもありますが、多くは削除しているケースが多いです。しかし、アメリカ財務省で決められたメールの保存義務は法律化され、関税取引に関わるメールはすべて保存義務が発生しています。メールの保存についてはただ保存すればよいということはなく、決められた制限の中でメールアーカイブシステムを組むことが求められています。メールアーカイブシステムについては改ざんの有無、原文保存、検索機能が求められています。特に改ざん防止についてはさまざまなシステムで方式が試されており、財務省が求めるレベルをクリアしてきています。メールアーカイブシステムについては送信、受信双方のメールが保存されます。その際、関税にかかわる取引と判別することは難しいことから、基本的には全社のメールがすべて保存されることが多いです。そのため、メールシステム全体の負担となってしまうことから、各システムではさまざまな負担軽減策を取り込み、メールの送受信の遅延を防ぐ取り組みが行われており、成果を出しています。

メールアーカイブシステムで重要なのはメールシステム全体の遅延を防ぎつつ、メールの原文保存をすることです。メールには添付ファイルも多く、メールの長さもさまざまです。そのため、メールをアーカイブする際には原文をそのまま圧縮し、さらにタグを付けることで検索対応をします。この作業は負担がとても大きいことから最新のハードウエアとアルゴリズムが利用されます。
メールアーカイブシステムは法律で定められた保存義務を行いながら、メールのタグ付け、ウイルスチェックも行うことが増えています。ただし、ウイルスが発見された場合でもそのまま保存することになります。タグ付けについては自動で付けられますが、発信先や送信元からつけるだけではなく、メール本文からタグを作成することができるようになってきており、タグの精度が上がってきています。また、SMTPプッシュなどの機能追加も行われており、メールシステムへの負担も減ってきています。SMTPプッシュについてはSMTPサーバにメールが届いた際、ファイル化することなくメールアーカイブシステムへ転送します。これは改ざん防止を含む処置であり、法律に則った保存レベルを維持するために実行されています。

公開日: